第七章、文件
兽药生产的全过程最终都是以文件记录的方式反映的，“文件”在兽药生产的地位举足轻重。无论是WHO的GMP还是欧共体的GMP以及我国的兽药GMP，均把“文件”单独列为一章，可见对其重视程度。欧共体的GMP在“文件”一章中第一句话就概括指出了文件管理的地位和目的：“良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分。书面的文件能防止出口头交流可能引起的差错并使批的历史具有可追溯性。”要达到这两个目的，必须建立良好的文件系统的管理规程。
兽药生产企业实施兽药GMP的一个重要问题，就是要从生产管理和质量管理文件入手，做到管理优化。兽药生产企业在中请兽药GMP检查验收时，其申报资料必须包括生产和质量管理文件目录。目前我国兽药生产企业在实施兽药GMP中存在问题的较多的就是兽药生产管理和质量管理文件的编制不够规范和完备。如何建立一套完备的文件系统，确实是摆在每个兽药生产企业面前的一个重要课题。
文件、文件系统及文件管理的概念
文件是兽药GMP的重要组成部份。我国新颁布的《兽药生产质量管理规范》（2002年版)第八章文件中共有六个条目，分别规定了“兽药生产企业应有完整的生产管事、质量管理的各项制度、记录”、“各类制度及记录至少包括企业管理等7条制度”、“产品生产管理文件”、“产品质量管理文件”、“制定文件的程序”、“制定生产管理和质量管理文件的要求”。
文件一般是指由法定机关、单位印发的，用来处理公务活动，并具有特定格式则书面文字材料。根据文件的适用范围，可分为通用文件和专用文件。兽药生产企业的文件是指一切涉及兽药生产管理、质量管理的书面标准和实施中的记录结果。 WHO药品生产质量管理规范(1992年)对文件的定义是：文件是质量保证体系的基本部分，它涉及GMP的所有方面。其目的在于确定所有物料的规格标准、生产和检验方法；保证与生产有关的所有人员知道做什么，何时做，保证授权人具有足够的资料决定每—批药品是否发放；提供可对怀疑有缺陷产品的历史进行调查的线索；文件的设计使用取决于生产者。英国GMP对文件的解释是：—切涉及医药产品制造的书面生产方法、指示说明和记录、质量控制方法和记录下的测试结果。
兽药生产企业的文件系统是指贯穿于兽药生产管理全过程、连贯有序的系统文件。文件系统是兽药生产企业实施兽药GMP软件的基础。一个运行良好的兽药生产企业不仅靠先进的厂房、设备等硬件的支撑，也要靠管理软件的运作。在兽药生产过程中，要做到—切要有文字规定，一切要按规定办事，一切活动要记录在案，一切要由数据说话，一切工作要有人签字负责。
文件管理是兽药生产企业质量保证体系的重要部分，是指包括文件的设计、制订、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程的管理活动。文件管理质量保证来自生产企业各个系统的健全和运转，而文件管理则是生产企来绝对不可缺少的。
制订兽药GMP文件的意义
企业应对管理体系中采用的全部要素、要求和规定编制成各种制度、标准或程序形成文件系统，并保证企业员工对文件有正确一致的理解。在实施中及时正确地记录执行情况且保存完整的执行记录。
制订兽药GMP文件的意义可概括为：
1．企业运作的文字依据 兽药GMP文件系统包括所有的产品、工艺和工艺操作直到工艺控制、中间体、中间过程控制标准及方法，原料和成品标准及检验方法，防止交叉污染的管理与操作规程等。所以它是生产运作的依据，使整个兽药生产“有章可循”。
2．证据 系统的记录文件对生产组织内部，同样是一种证据——谁、什么时间、干什么、干的结果如何，谁对这一结果确认、批准，这样使得整个组织从管理到操作都处于“有案可查”的状态，对于明确责任和“奖罚分明”提供了依据。
3．质量改进的原始依据 依据工艺程序操作和控制的结果，可以得到以下信息：对下步工艺影响的参数，对环保影响的参数，设备问题的参数，成本组成等，并从中发现需要改进质量的部分，同时依据文件，也可较准确评定改进后的效果。
4．人员培训及评价的根据 文件可以作为培训员工的教材的组成部分，根据工艺规程的记录文件的统计，可以为评价操作人员是否准确地执行文件规定的程序，提供书面依据。根据一些数据统计：如原料成品的拒收率，顾客抱怨次数，重取样、重检验次数，以及工艺偏差等，可以看出整个体系的运作水平，或某部门、某岗位的操作水平，为合理公平地执行激励政策提供书面依据。
一、 兽药生产企业应有完整的生产管理、质量管理文件和各类管理制度、记录。
1．标准类文件 主要是关于阐明要求的文件，包括技术标准、管理标准和工作标准。
(1)技术标准是指兽药生产技术活动中，由国家、地方、行业及企业颁布和制订的技术规范、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求，如产品质量标准、产品工艺规程等。
(2)管理标准是指由国家、地方行政管理部门颁发的有关法规、制度或规定等文件以及企业制定的规章制度、规定、标准或办法等书面要求，如厂房、设施和设备的使用、维护、保养和检修等制度，物料管理制度，《兽药GMP培训》制度等。
(3)工作标准是指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，如各种岗作操作法或各种标准操作规程(S0P)等。
2．记录(凭证) 是关于阐明结果或证据的文件，它反映实际生产活动中执行情况的实施结果，一般分为记录、凭证和各种报告等。
(1)记录：如岗位操作记录、批生产记录、批包装记录、批档案、日报、月报、批报、产品留样检验记录、各种台账等。
(2)凭证：如表示物料、物件、设备和操作室等状态的单、证、卡、牌以及各类证明文件等。
(3)报告：如兽药申请报告、各种工作总结报告、产品质量综合分析以及各类报告书等。
各种文件相互关联，如工作标准要符合技术标准与管理标准，工作标准的体现在记录、凭证和专题报告中。
根据各类文件的相互关系，企业应建立文件系统。明确文件的主要起草部门、管理部门、执行部门和检查部门。
二、各类制度及记录内容应包括：
1、 企业管理、生产管理、质量管理、生产辅助部门的各项管理制度：
2、厂房、设施和设备的使用、维护、保养、检修等制度和记录；
3、物料验收、发放管理制度和记录；
4、生产操作、质量检验、产品销售、用户投诉等制度和记录；
5、环境、厂房、设备、人员、工艺等卫生管理制度和记录；
6、不合格品管理、物料退库和报废、紧急情况处理、三废处理等制度和记录；
7、本规范和专业技术培训等制度和记录。
三、产品生产管理文件主要包括生产工艺规程、岗位操作法或标准操作规程、批生产记录等。
1、生产工艺规程内容包括：品名，剂型，处方，生产工艺的操作要求，物料、中间产品、成品的质量标准和技术参数及贮存注意事项，物料平衡的计算方法，成品容器，包装材料的要求等。
2、岗位操作法内容包括：生产操作方法和要点，重点操作的复核、复查，中间体、半成品质量标准及控制，安全和劳动保护，设备维修、清洗，异常情况处理和报告，工艺卫生和环境卫生等。
3、标准操作规程内容包括：题目、编号、制定人及制定日期、审核人及审核日期、批准人及批准日期、颁发部门、生效日期、分发部门、标题及正文。
4、批生产记录内容包括：产品名称、剂型、规格、本批的配方及投料、所用容器和标签及包装材料的说明、生产批号、生产日期、操作者、复核者签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算、生产过程的控制记录、检验结果及特殊情况处理记录，并附产品标签、使用说明书。
四、产品质量管理文件主要包括：
1、产品的申请和审批文件；
2、物料、中间产品和成品质量标准、企业内控标准及其检验操作规程；
3、产品质量稳定性考察；
4、批检验记录，并附检验原始记录和检验报告单。
五、兽药生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷和保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的现行文本，已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
（一）文件编制应遵循以下原则：
1．完整性 文件的完整性是指企业制定的文件应当相互配套，使各部门、各环节都能按文件规定的机制自如地正常运转，使各部门、各环节都能相互制约又能相互促进，能以最佳状态进行生产经营活动。文件不完整，势必造成局部运转不灵，影响整体功能的正常发挥。
2．协调性 文件的协调性是指纵向、横向的相互协调，首先是纵向上应符合国家有关法规，横向上在企业内部各系统应协调一致。下级制定的文件不得与上级的有关规定相抵触，同级或企业内部各部门制定的文件不能相互发生矛盾。
法规是国家、人民利益的集中体现，企业在制定义件时不能仅考虑科学技术上的先进性、实用性和本企业的效益，而不顾国家的有关法规，使执行者无所适从。
3．准确性 文件准确性是指文件的文字叙述要准确。文件的标题、内容应简明，逻辑严谨，条理清晰，用词确切，防止从不同角度产生不同的理解和解释。文件应具有法律条文般的准确措施和逻辑的特殊文风。编写文件时，应紧紧围绕文件的制定目的，要求条文和用词准确、简练，用同简明、易懂，避免不常用的生僻词、方言或容易引起误解、多种解释的词句。标点符号也应当准确无误。
4．正确性 文件的正确性是指文件的图样、表格、数字、公式等技术内容和目标值应当正确无误。要做到这一点，必须事先经过严格的科学沦证、精确的数学运算和推导。
5．一致性 文件的一致性是指文件中的术语、符号、代号等，前后应当是统一的、一致的。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语，同时应与其他相关文件相一致。在不同的行业对同一概念可有不同的定义，制定文件时，应当以本行业为准。同一企业的文件应尽量做到全企业所有文件的一致性。如: 某企业文件分类代码规定如下
